Excel i bokföring och bokslutstrubbel

Snart är det dags för årsmöte i kvartersföreningen. Årsmöte innebär pappersarbete. I söndags fyllde kassören och jag – i egenskap av ordförande – i bokslutsblanketten för 2008.

Jag tycker inte om bokföring. Jag blir nervös av hur en felskrivning i kassaboken eller ett felslag på miniräknaren kan få hela bokföringen att haverera. Och fel blir det, för det är en herrans massa siffror som staplas under ett budgetår.

Därför mottog jag med tacksamhet vår nuvarande kassörs förslag om att sköta bokföringen på Excel. Tangentbord i stället för papper, penna och miniräknare, alltså. Excel sköter matematiken. Kassören skriver in våra inkomster och utgifter och den snälla datorn räknar ut hur mycket vi har spenderat hittills och vad vi har kvar. Jag kontrollerar och skriver under. Mycket behändigt.

Bokslutsblanketten däremot måste vi fortfarande fylla i för hand, med miniräknare som tekniskt hjälpmedel. Det vi hade i kassan den 1 januari 2008 plus våra inkomster 2008 minus våra utgifter 2008 ska bli samma summa som vi hade i kassan den 31 december 2008.

I söndags gick inte siffrorna ihop. En differens på 40 eländiga ören. Oacceptabelt. Felet bara måste hittas. Suckande gick vi igenom alla kvitton, kollade att siffrorna stämde med vad som skrivits in i Excel. Och jodå, allt var i sin ordning. Men lik förbannat hade vi 40 öre för mycket i kassan. Eller om det var för lite. Suck och stön och suck igen.

Till slut hittade jag felet. En siffra hade blivit fel på bokslutsblanketten. Vi ändrade siffran, hamrade på miniräknaren, konstaterade att allt stämde, skrev under blanketten.

Idag var kassören hos revisorn och visade upp bokföring och bokslutsblankett. Revisorn fann att allt var i sin ordning. Tack och lov för det. Nu är det dags för nästa punkt i förberedelsearbetet inför årsmötet. Jag ska författa en verksamhetsberättelse.